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Checklist: 20 puntos para controlar una obra de construcción

Úsalo al inicio de cada proyecto para asegurarte de que nada quede sin control.

¿Cómo usar este checklist? Revísalo al arranque de cada obra y cada vez que incorpores un proyecto nuevo. Cada punto que no puedas marcar es una brecha en tu control que tarde o temprano se convierte en un problema: un sobrecosto, un retraso en el cobro o una diferencia con proveedores.

1. Presupuestos y planeación

La base de todo: sin un presupuesto bien estructurado no hay control posible.

01 El presupuesto de control está cargado en el sistema con todas sus partidas y conceptosSi usas OPUS o NEODATA, el presupuesto debe estar importado, no en un archivo aparte. 02 El presupuesto de venta está definido y vinculado a las estimaciones que cobrarás al clienteEl precio de venta y el costo de control son dos cosas distintas; ambas deben estar en el sistema. 03 Los insumos de cada concepto presupuestal están vinculados al catálogo de materialesEsto activa el flujo hacia compras y almacén cuando se generan requisiciones. 04 El programa de obra tiene fechas de inicio y término por partida principalSin programa no puedes detectar retrasos ni anticipar flujos de efectivo.

2. Compras y proveedores

El punto donde más se pierde dinero cuando no hay control.

05 El catálogo de proveedores está actualizado con RFC, datos fiscales y condiciones de pagoUn proveedor sin RFC validado ante el SAT puede generar problemas fiscales al recibir su factura. 06 Las requisiciones de material las genera el residente contra conceptos del presupuestoSi las requisiciones no están vinculadas al presupuesto, no sabrás cuánto has comprometido contra lo presupuestado. 07 Ninguna orden de compra se emite sin requisición autorizadaEl flujo requisición → autorización → orden de compra es la barrera que evita compras no controladas. 08 Las facturas de proveedores se validan contra la orden de compra y la entrada de almacén antes de pagarseNo pagar una factura sin orden de compra y entrada confirmada es la regla más importante en compras.

3. Almacén y materiales

Lo que entra a la obra y lo que se consume deben cuadrar.

09 Hay un responsable de almacén designado en la obra con acceso al sistemaSin una persona responsable, el almacén funciona con "confianza", y la confianza siempre falla. 10 Cada entrada de material al almacén se registra en el sistema contra la orden de compraLa entrada al almacén es el respaldo para autorizar el pago de la factura del proveedor. 11 Las salidas de material a frentes de trabajo se registran contra el concepto de obra que lo consumeSin salidas registradas, el sistema no puede calcular el consumo real contra el presupuestado. 12 Se realizan conteos físicos periódicos y se concilian con el inventario del sistemaMínimo una vez por semana: las diferencias que se detectan a tiempo se pueden investigar.

4. Personal y nómina de obra

La nómina de obra es el segundo rubro de costo más propenso a fraudes.

13 El catálogo del personal está actualizado con fotografía y datos de cada trabajadorUn catálogo actualizado es la base para el control de asistencia y la lista de raya. 14 La asistencia se registra de forma electrónica y con evidencia verificableDesde el 1 de enero de 2027, la Ley Federal del Trabajo exige el registro electrónico de la jornada de cada trabajador. 15 La lista de raya se genera desde el sistema con base en la asistencia registradaSi alguien puede modificar la lista de raya sin dejar rastro, tienes un riesgo abierto. 16 El costo de nómina está vinculado al presupuesto de mano de obra de cada conceptoSin esta vinculación, no sabes si estás gastando más o menos mano de obra de lo presupuestado.

5. Avances, estimaciones y finanzas

El control final que convierte el trabajo en cobro y rentabilidad.

17 Los avances físicos se registran semanalmente contra los conceptos del presupuesto de controlEl avance físico semanal es la única forma de detectar retrasos antes de que afecten la entrega. 18 Las estimaciones al cliente se calculan desde el sistema con el avance real registradoUna estimación calculada a mano en Excel es fuente de errores y de disputas con el cliente. 19 Se revisa cada mes la variación entre costo real y presupuesto por partida principalSi la revisión es trimestral o al cierre, ya no hay nada que corregir: el dinero ya se fue. 20 El flujo de caja proyectado de la obra se actualiza con las compras comprometidas y los cobros pendientesSin flujo de caja proyectado, los problemas de liquidez aparecen de sorpresa.

Puntos marcados__ / 20

18 a 20 puntosControl sólidoSigue así

12 a 17 puntosRiesgo medioHay brechas que atender

Menos de 12Riesgo altoNecesitas un sistema

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